Tiesitkö, että tutkimus osoittaa, että vain 58 % työntekijöistä tunsi olevansa motivoituneita henkilökohtaisten tapaamisten jälkeen? Toisaalta 78 % esimiehistä ilmoitti tuntevansa motivaatiota henkilökohtaisten tapaamisten jälkeen.
Kuten olet ehkä huomannut, johtajien ja työntekijöiden suhtautumisessa kahdenkeskisiin tapaamisiin on ilmeinen ero. Oikein tehtynä henkilökohtainen suhde voi lisätä merkittävästi tiimin tuottavuutta ja motivaatiota.
Näin ei kuitenkaan välttämättä ole. Jotkut johtajat eivät ehkä osaa järjestää tällaisia tapaamisia työntekijöidensä kanssa. He saattavat tuntea olonsa epämukavaksi keskustellakseen vaikeista keskusteluista työntekijöidensä kanssa kahdenkeskisissä tapaamisissa.
Tässä artikkelissa käsittelemme kaikkia näkökohtia siitä, kuinka voit valmistella ja jäsentää tehokkaita henkilökohtaisia tapaamisia. Ymmärrät kahdenkeskisten tapaamisten tärkeyden ja hyödyt sekä virheet/kysymykset, joita sinun tulee välttää.
Lopuksi saat myös luettelon kysymyksistä, joita voit kysyä seuraavassa henkilökohtaisessa tapaamisessasi.
Mikä on henkilökohtainen (1:1) tapaaminen? Teoria ja määritelmä
Henkilökohtainen tapaaminen (tunnetaan myös nimellä 1:1, yksitellen, 1 on 1, check-in, 121) on ennalta suunniteltu säännöllinen sisäänkirjautuminen esimiehen ja työntekijän välillä. Vaikka terminologia vaihtelee organisaatioittain, kokouksen tavoite on pitkälti sama.
Henkilökohtaisissa tapaamisissa keskustellaan työstä, annetaan palautetta, pidetään toisilleen ajan tasalla ja käsitellään työntekijöiden kohtaamia esteitä. Näitä tapaamisia käytetään myös auttamaan työntekijöitä kasvamaan ja kehittymään henkilökohtaisesti ja ammatillisesti.
Yksittäiset tapaamiset erottavat toisistaan niiden vapaamuotoisen, työntekijäkeskeisen lähestymistavan, joka ylittää tyypilliset projekti-/tilapäivitykset. Sitä pidetään yleisesti tärkeimpänä tapaamisena työntekijöiden kanssa.
Tällaiset tapaamiset luovat perustan luotettavalle ja tehokkaalle työsuhteelle. Se on myös yksi tehokkaimmista tavoista esimiehillepitää joukkueensa motivaatio korkealla.
Miksi henkilökohtaiset tapaamiset ovat erittäin tärkeitä? Luettelo 12 edusta
Oikein toteutettuina henkilökohtaiset tapaamiset voivat parantaa työntekijöiden suorituskykyä merkittävästi.Menestyneitä johtajiakäyttää kahdenkeskisiä tapaamisia ymmärtääkseen heidänjoukkueen vahvuudet ja heikkoudet.
Toisin kuin tiimikokoukset, he tietävät, että nämä tapaamiset antavat heille mahdollisuuden saada rehellistä palautetta ja suodattamatonta tietoa. Tämä antaa johtajille mahdollisuuden päästä ongelmien perimmäisiin syihin ja vahvistaa tiimiä/organisaation suorituskykyä.
Jos et vieläkään ole vakuuttunut henkilökohtaisten tapaamisten tärkeydestä, alla on luettelo eduista, joita 1:1-kokoukset voivat tuoda sinulle ja tiimillesi.
12 1:1-kokouksen etua
- Rakenna vahvempia esimies-työntekijäsuhteita.
- Lisää työntekijöiden tuottavuutta antamalla heille valtuudet ottaa vastuu omasta suorituksestaan.
- Varmista, että kysytään oikeita kysymyksiä tutkiaksesi ja ymmärtääksesi työntekijöitä syvällisemmin, jotta he tuntevat olonsa kuulluiksi ja tunnustetuiksi.
- Luo sitoutumista ja luottamusta esimiehen ja työntekijän välille keskustelujen ja seurantaistuntojen avulla.
- Ohjeita, jotka auttavat työntekijöitä selviytymääntyöntekijöiden burnoutja kaikki muut haasteet, joita he kohtaavat työssään.
- Rakentaa tiimin uskollisuutta ja sitoutumista
- Anna ja vastaanota merkityksellistä ja henkilökohtaista rakentavaa palautetta.
- Varmista, että työntekijät ovat linjassa organisaation tavoitteiden ja visioiden kanssa.
- Motivoi sekä työntekijöitä että johtajia toimimaan ja tekemään parempia päätöksiä työssä.
- Se voidaan suorittaa kaikentyyppisten, -paikkojen ja -taustaisten työntekijöiden kanssa.
- Antaa johtajien kirjautua sisään työntekijöiden kanssa ja mukauttaa edistymistä ja myöhempiä toimia tavoitteidensa saavuttamiseksi.
- Vähennä henkilöstön vaihtuvuuden aiheuttamaa hallinnollista aikaa ja kustannuksia.
Malleja ja kysymysesimerkkejä kahdenkeskisiin kokouksiin
Yksi äärimmäisen tärkeä asia on pidettävä mielessä henkilökohtaisissa tapaamisissa. Ja tämä varmistaa, että kaikki kokouksessa jaettu säilyy työntekijän ja esimiehen välillä.
Tehokas henkilökohtainen tapaaminen edellyttää, että johtaja keskittyy oleellisten kysymysten esittämiseen ja aktiiviseen kuuntelemiseen. On suositeltavaa, että johtajat laativat luettelon kysymyksistä kokouksen käynnistämiseksi.
Tapaamisen aikana heidän tulee pysyä avoimina ja joustavina, mihin suuntaan keskustelu etenee. Muista myös, että henkilökohtaiset tapaamiset ovat erityisen tärkeitä, jos työntekijät työskentelevät etänä (kuten tässä nykyisessä COVID-19-tilanteessa).
Esimiesten tulee varmistaa, että kokouksessa käsitellään työntekijöiden hyvinvointiin liittyviä aiheita ja kysymyksiä. Heidän tulee myös ottaa yhteyttä heihin, jos he tarvitsevat lisätukea tai kohtaavat haasteita. Tämän perusteella olemme laatineet luettelon mahdollisista kysymyksistä, joita voit kysyä henkilökohtaisten tapaamisten aikana.
1:1-kokous – Esimerkkejä kysymyksistä
Kysymyksiä kokouksen aloittamiseksi:
- Kerro mitä työskentelit viime viikolla?
- Kun viimeksi puhuimme, sanoit, että X oli taistelu sinulle; miten nyt menee?
- Mitkä ovat suunnitelmasi ja prioriteettisi tälle viikolle?
- Mikä on pitänyt sinut innostuneena nykyisestä projektistasi/roolistasi?
- Mikä on mennyt sinulle hyvin/väärin edellisen tapaamisemme jälkeen?
- Minkä (tai muutaman) asian opit tällä viikolla?
Työtehtäviin ja vastuisiin liittyviä kysymyksiä:
- Mitä mieltä olet itsestäsi/joukkueesi tämänhetkisestä edistymisestä?
- Miten sinä/ryhmäsi pärjäät asetettujen tavoitteiden saavuttamisessa?
- Mitä muutoksia voidaan tehdä tehokkuuden parantamiseksi ja työnkulkusi optimoimiseksi?
- Onko sinulla työssäsi esteitä, ja jos on, kerro niistä minulle?
- Mikä motivoi ja inspiroi sinua työssä?
- Oletko huolissasi nykyisestä työpaikastasi tai tulevaisuudestasiurakehitys?
- Mikä osa nykyisistä työtehtävistäsi on mielestäsi tärkein pitkän aikavälin tavoitteidesi saavuttaminen?
Tiimiin ja suhteeseen liittyvät kysymykset:
- Miten työtovereiden tai tiimisi kanssa menee?
- Millaista palautetta sinulla on minulle?
- Onko sinulla suosituksia siitä, kuinka voimme parantaa tapaamme tehdä yhteistyötä/viestintää?
- Onko viestintäni selkeää ja helposti ymmärrettävää?
- Tunnetko olevasi motivoitunut ja voimaantunut nykyisessä työtehtävässäsi?
Ammatinvalintaan liittyviä kysymyksiä:
- Missä näet itsesi tekevän kahden/kolmen vuoden kuluttua?
- Mitä taitoja olet kiinnostunut poimimaan työstäsi?
- Onko organisaatiossa tai sen ulkopuolella joku, jolta haluaisit oppia?
- Voitko kertoa, mistä pidät eniten tai vähiten nykyisessä työtehtävässäsi?
- Kuinka voin paremmin tukea sinua henkilökohtaisten tai ammatillisten tavoitteidesi saavuttamisessa?
Kysymyksiä kokouksen päättämiseksi:
- Mitä olet sitoutunut työskentelemään tämän ja seuraavan tapaamiskerran välillä?
- Miten/mitä voin tehdä auttaakseni sinua tämän hetken ja seuraavan tapaamisemme välillä?
- Onko jotain, mitä emme käsitelleet tai jääneet huomaamatta tässä kokouksessa?
5 yleistä virhettä henkilökohtaisen tapaamisen aikana ja luettelo kysymyksistä, jotka on vältettävä
Henkilökohtaisia tapaamisia ei pitäisi pitää ensisijaisena työkalunatyöntekijöiden suorituskyvyn hallinta, oppiminen ja kehitys tai projekti.
Kaikkea tätä ei ole mahdollista sovittaa viikoittaiseen, kahden viikon tai kuukausittaiseen kokoukseen. Näissä kokouksissa keskitytään pääasiassa työntekijöiden sitoutumiseen ja sen varmistamiseen, että tiimisi on tyytyväinen nykyisiin tehtäviinsä (lue lisäätyöntekijäkokemuksen hallinta).
Tässä on viisi yleistä virhettä, joita sinun johtajana tulisi välttää kahdenkeskisten tapaamisten aikana:
- Et näe henkilökohtaisia tapaamisia prioriteettina ja ajoita tapaamisen usein uudelleen.
- Käytä henkilökohtaisia tapaamisia saadaksesi työntekijöiltäsi tilapäivityksiä projekteista tai tehtävistä.
- Et varaa aikaa valmistautuaksesi henkilökohtaisiin tapaamisiin etukäteen.
- Pyydät harvoin työntekijöiltäsi palautetta henkilökohtaisten tapaamisten asialistalla.
- Esitä kysymyksiä, jotka ovat liian yleisiä tai eivät ylitä työ- ja projektipäivityksiä.
Esimerkkejä vältettävästä kysymyksestä:
- Kuinka voin olla avuksi?
- Miten asiat sujuvat?
- Miten voimme parantaa?
Henkilökohtainen tapaaminen esimiehen kanssa vs henkilökohtainen tapaaminen työntekijöiden kanssa
Esimiehen ja työntekijän roolit henkilökohtaisissa tapaamisissa ovat erilaiset.
Tässä osiossa käsittelemme esimiehen ja työntekijän roolia kahdenkeskisissä tapaamisissa.
Esimiehen roolit
On olemassa kolme eri asiaa, jotka johtajan on tehtävä voidakseen pitää tehokkaita henkilökohtaisia tapaamisia.
- Psykologinen turvallisuus on asetettava etusijalle
- Palkkio ja hyöty on asetettava etusijalle
- Työntekijöiden ponnistelut tulee minimoida
Esimiehen tehtävänä on luoda turvallinen ympäristö, jossa työntekijät voivat jakaa tunteitaan, haasteitaan, toiveitaan ja saavutuksiaan avoimesti. Muista, että kokouksen painopiste ei ole johtajassa vaan työntekijöissä.
Kun työntekijät jakavat palautetta, esimiehen tulee kuunnella tarkkaavaisesti ilman tuomitsemista. He voivat esittää tutkivia kysymyksiä ja pyrkiä varmistamaan, että keskustelu on aina rakentavaa.
Palautteen tulee olla olennainen osa heidän henkilökohtaisia tapaamisiaan työntekijöiden kanssa. Koska silloin molemmat osapuolet tuntevat olonsa helpommaksi antamassa ja vastaanottaessaan palautetta.
Tämän seurauksena jokainen voi parantaa ja kehittyä nopeammin. Lisäksi vaihtamalla rakentavaa palautetta johdonmukaisesti kaikki ovat onnellisempia ja sitoutuneempia työssään.
Työntekijän rooli
Vaikka työntekijöiden ei tarvitse luoda turvallista ympäristöä kokoukselle, on useita asioita, jotka työntekijöiden tulee ottaa huomioon.
Työntekijöiden tulisi hyödyntää tämä aika esimiestensä kanssa johtamalla keskustelua ja asettamalla asialista. Odotusten asettaminen esimiehen kanssa on loistava tapa pitää toisiamme vastuullisina ja valmistautua tapaamiseen.
Käsittele henkilökohtaisia tapaamisia omistettuna ajankohtana keskustellaksesi kaikesta mitä haluat esimiehesi kanssa. 1:1 tarjoaa sinulle mahdollisuuden saada esimiehesi täysi huomio, joten varmista, että saat siitä kaiken irti.
Jos sinulla on vaikeuksia, muista ottaa ne esille kokouksen aikana. Jos uskot ansaitsevasi ylennyksen, ota se esille henkilökohtaisessa tapaamisessasi. Käytä tätä tilaisuutta ponnahduslautana, joka auttaa sinua saavuttamaan pitkän ja lyhyen aikavälin tavoitteesi.
Henkilökohtainen tarjoaa sinulle mahdollisuuden saada esimiehesi jakamaton huomio, joten hyödynnä se.
Jos uskot olevasi pätevä palkankorotukseen tai ylennukseen, ota se esille henkilökohtaisessa tapaamisessasi. Käytä tätä aikaa panostaaksesi pitkän ja lyhyen aikavälin menestykseen.
Luettelo vaiheista ennen, sen aikana ja jälkeen henkilökohtaista tapaamista
Mitä tulee mielekkäiden ja tehokkaiden henkilökohtaisten tapaamisten pitämiseen, pienellä valmistautumisella on suuri merkitys.
Tässä on muutamia ohjeita, jotka auttavat sinua valmistautumaan jokaiseen tapaamiseen.
Ennen 1:1-kokousta
- Ala selittää, mitä ja miksi pidät kahdenkeskisiä tapaamisia, jos et ole tehnyt niin aiemmin.
- Järjestä toistuva tapaaminen työntekijöiden kanssa. Muista päättää kokouksen kesto, tiheys ja paikka.
- Piirrä tavoitteet ja odotukset. Tunnista, mitä odotat saavasi tästä tapaamisesta. Muista, että kahdenkeskisiä keskusteluja ohjaavat aiemmin asettamasi tavoitteet.
- Jaa kokouksen asialista etukäteen. Tämä on loistava tapa, jolla sinulla on tarpeeksi aikaa pohtia kaikkia esityslistalla olevia asioita. Se myös varmistaa, että kaikki eivät unohda kokousta.
1:1-kokouksen aikana
- Vietä aikaasi kuuntelemalla, mitä työntekijäsi jakavat. Lopeta, jos huomaat puhuvan enemmän kuin kuuntelevan. Odota, että työntekijäsi rikkoo hiljaisuuden sen sijaan, että yrität täyttää kuollutta ilmaa. Harjoittele avoimien kysymysten esittämistä ja odota kärsivällisesti vastausta työntekijältä.
- Ota tapa kysyä ja antaa palautetta jokaisessa tapaamisessa. Yksinkertainen tapa tehdä tämä henkilökohtaisissa tapaamisissa on sisällyttää palautteeseen yksi tai kaksi kysymystä. Et ehkä saa aluksi palautetta, mutta älä lopeta sen pyytämistä. Kun olet luonut turvallisen ympäristön ja luonut tarpeeksi luottamusta, työntekijä alkaa jakaa palautetta kanssasi.
- Luo psyykkisesti turvallinen ympäristö. Ole avoin ja rehellinen työntekijällesi. Voit olla ensimmäinen, joka ilmaisee jotain henkilökohtaista itsestäsi. Näytä esimerkki ja näytä työntekijälle, että tämä kokous on turvallista keskustella kaikista aiheista, huolenaiheista tai pyrkimyksistä. Ole läpinäkyvä, äläkä pidättele epämukavaa jakamista.
- Aloita ja lopeta jokainen kokous positiivisella äänellä. Olipa kyseessä vaikea keskustelu tai negatiivinen palaute, yritä päättää kokous positiivisesti. Se voi olla positiivisen huomautuksen tai muunlaisen rohkaisun muodossa. Näin toimimalla sekä sinä että työntekijä tunnette olonne inspiroituneiksi ja optimistisiksi poistuessaan kokouksesta.
1:1-kokouksen jälkeen
Kysy heidän näkemyksiään. Luo lähtökohta kysymällä työntekijöiltäsi heidän ajatuksiaan kokouksesta säännöllisesti. Pitkäaikainen seuranta voi auttaa sinua mittaamaan heidän sitoutumistaan ja havaitsemaan punaiset liput nopeammin. On tärkeää tehdä tämä heti kokouksen jälkeen, kun tunteesi ja ajatuksesi ovat vielä tuoreet.
1:1-kokousten UKK
Mistä puhut kahdenkeskisessä keskustelussa?
On monia aiheita, jotka voit mainita henkilökohtaisessa tapaamisessa työntekijän kanssa. Voit esimerkiksi puhua kyseisen henkilön suorituskyvystä ja tuottavuudesta.
Jos he voivat poikkeuksellisen hyvin, voit kehua heitä, korottaa heitä ja/tai antaa heille lisää tehtäviä.
Toisaalta voit myös kertoa jollekulle, että hänen suorituskykynsä ei ole tasavertainen henkilökohtaisen tapaamisen kautta. Johtajat keskustelevat yksityisissä tapaamisissa yrityksen strategioista, tavoitteiden asettamisesta ja kilpailun arvioinnista.
Mistä puhut 1-on-1 managerissa?
Kun olet työntekijä, joka haluaa tavata esimiehesi yksitellen, voit puhua useista eri aiheista. Jos esimerkiksi tunsit äskettäin, ettei sinua kuulla, sinua ei arvosteta tai jopa kiusattu, voit puhua tästä henkilökohtaisesti esimiehesi kanssa.
Lisäksi voit myös pyytää pomollesi korotusta yksityisesti. Muut työntekijät pitävät yksityisiä tapaamisia esimiestensä kanssa saadakseen lisätietoja heidän vahvuuksistaan ja kasvusuosituksistaan.
Mitä sanot 1-1 kokouskutsussa?
Jos sinut kutsutaan henkilökohtaiseen tapaamiseen, yritä parhaasi mukaan osallistua siihen. Se on todennäköisesti tärkeää riippumatta siitä, oletko toimitusjohtaja vai uusi työntekijä.
Kuuntele toisen henkilön näkökulmaa ja käsittele huolenaiheita, jos niitä ilmenee. Lopuksi kaikki toiveesi ja pyyntösi tulee mainita viimeisenä.
Yleinen johtopäätös henkilökohtaisista tapaamisista
Henkilökohtaiset tapaamiset ovat erinomainen tapa johtajille ja työntekijöille kehittää luottamusta. Sekä johtaja että työntekijä jakavat vastuun kahdenkeskisten tapaamisten ajoittamisesta. Heidän tulisi työskennellä yhdessä löytääkseen tasapainon tapaamisajan löytämisessä.
Aiheeseen liittyvät artikkelit:
- Monimuotoisuus ja osallisuus – merkitys, miten se toimii ja parhaat käytännöt